Czy nagrywanie rozmów kwalifikacyjnych przez pracodawcę jest legalne? Aktualny stan prawny i praktyczne wskazówki (2025)
Proces rekrutacyjny, szczególnie na stanowiska wymagające zaufania i odpowiedzialności, coraz częściej jest dokumentowany. W dobie pracy zdalnej i wideokonferencji wielu pracodawców zadaje sobie pytanie: czy można nagrywać rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami – i czy to jest zgodne z prawem?
Co mówi polskie prawo?
Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego oraz ustawy o ochronie danych osobowych (RODO), nagrywanie rozmowy kwalifikacyjnej jest dopuszczalne wyłącznie za zgodą drugiej strony. Kandydat musi zostać uprzedzony o zamiarze nagrywania i mieć realną możliwość wyrażenia lub odmowy zgody.
- Brak poinformowania kandydata o nagrywaniu może zostać uznany za naruszenie jego dóbr osobistych oraz prawa do prywatności (art. 23 i 24 Kodeksu cywilnego).
- Jeśli rozmowa odbywa się online (np. przez Zoom czy Teams), platforma często informuje o nagrywaniu — ale to nie zwalnia pracodawcy z obowiązku uzyskania zgody.
Jakie dane są przetwarzane?
Rozmowa kwalifikacyjna często zawiera dane osobowe kandydata, takie jak imię, nazwisko, przebieg kariery, a niekiedy także informacje wrażliwe (np. zdrowotne, dotyczące niepełnosprawności).
W przypadku nagrania pracodawca staje się administratorem danych osobowych i musi spełnić obowiązki wynikające z RODO:
- podać cel przetwarzania (np. dokumentacja procesu rekrutacji),
- określić czas przechowywania nagrania,
- wskazać odbiorców danych (np. dział HR, kierownik działu),
- umożliwić kandydatowi realizację jego praw (wgląd, sprostowanie, usunięcie itd.).
Czy zgoda może być warunkiem udziału w rekrutacji?
Tu pojawia się najwięcej wątpliwości. Zgodnie z wytycznymi Urzędu Ochrony Danych Osobowych, zgoda musi być dobrowolna. Kandydat nie może być zmuszany do wyrażenia zgody – a jej brak nie powinien automatycznie oznaczać wykluczenia z procesu rekrutacji.
Innymi słowy: pracodawca nie może uzależniać rozmowy kwalifikacyjnej od zgody na nagranie, jeśli nie istnieje realna podstawa prawna do jego wykonania.
Co rekomendują eksperci HR?
Według raportu HRM Institute z 2024 roku:
- 18% firm w Polsce nagrywa rozmowy kwalifikacyjne (głównie w branżach IT i finansowej),
- tylko 42% z nich informuje kandydatów o tym przed rozmową,
- aż 65% firm nie posiada formalnych procedur związanych z przetwarzaniem takich nagrań.
Eksperci rekomendują pełną transparentność oraz jasne zasady komunikowane kandydatom — buduje to zaufanie do marki pracodawcy i minimalizuje ryzyko prawne.
Podsumowanie: Tak, ale z głową
Nagrywanie rozmów kwalifikacyjnych jest legalne, ale wyłącznie przy spełnieniu określonych warunków:
poinformowanie kandydata,
uzyskanie zgody,
przestrzeganie przepisów RODO,
przechowywanie nagrania tylko przez określony czas i w bezpieczny sposób.
Pracodawco – pamiętaj: rekrutacja to nie tylko dobór ludzi, ale i wizerunek Twojej firmy.
Szukasz profesjonalnego wsparcia w rekrutacji?
Agencja pracy WestKadra od lat wspiera firmy w całej Polsce i Europie w bezpiecznym i zgodnym z prawem procesie zatrudniania. Pomagamy w rekrutacji, prowadzimy dokumentację i doradzamy w zakresie RODO oraz zgodności procesów HR.
Skontaktuj się z nami – zadbaj o profesjonalizm w każdej rozmowie.
