RODO w rekrutacji – jakie dane możesz zbierać, a jakie lepiej omijać?

Rekrutacja to nie tylko znalezienie odpowiedniego kandydata, ale także zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych. W dobie wzmożonej kontroli nad przestrzeganiem RODO, każdy pracodawca i rekruter musi wiedzieć, jakie dane wolno zbierać, a które informacje są zbędne lub wręcz nielegalne.

Zgodnie z danymi UODO (Urząd Ochrony Danych Osobowych), w 2024 roku liczba kontroli związanych z naruszeniami RODO w procesach HR wzrosła o 37%. Najczęstsze problemy? Zbieranie danych wrażliwych, brak podstaw prawnych do przetwarzania i brak obowiązku informacyjnego wobec kandydatów.

Jakie dane możesz zbierać na etapie rekrutacji?

Zgodnie z art. 221 Kodeksu pracy i RODO, pracodawca może żądać tylko określonych danych od kandydata:
 ✔ Imię i nazwisko
✔ Data urodzenia
✔ Dane kontaktowe wskazane przez kandydata (telefon, e-mail)
 ✔ Informacje o wykształceniu i kwalifikacjach
✔ Przebieg dotychczasowego zatrudnienia

Te dane powinny być proporcjonalne do stanowiska – nie zbieramy „na zapas”.

Jakie dane są zakazane bez zgody?

❌ Zdjęcia w CV – nie jest wymagane prawnie, kandydat może je dołączyć dobrowolnie, ale pracodawca nie może żądać.
 ❌ Stan cywilny, liczba dzieci, plany rodzicielskie – pytania tego typu są naruszeniem prawa.
 ❌ Stan zdrowia (poza sytuacjami wymaganymi przepisami BHP po zatrudnieniu).
 ❌ Poglądy polityczne, orientacja seksualna, wyznanie – to dane wrażliwe i są absolutnie zakazane.

A co z danymi biometrycznymi i testami osobowości?

  • Dane biometryczne (np. odciski palców) – nie mogą być wykorzystywane w rekrutacji.
  • Testy psychologiczne lub osobowościowe – dozwolone tylko, jeśli są dobrowolne i mają realny związek ze stanowiskiem (np. test predyspozycji dla kierowcy).

Podstawy prawne – o czym pamiętać?

  • Zgoda kandydata – musi być dobrowolna, świadoma i możliwa do wycofania.
  • Klauzula informacyjna – informacja o administratorze danych, celu przetwarzania, okresie przechowywania i prawach kandydata.
  • Okres przechowywania – dane kandydatów można przechowywać tylko do zakończenia rekrutacji, chyba że kandydat wyrazi zgodę na przyszłe procesy.

Dlaczego warto przestrzegać zasad?

Kary za naruszenia RODO mogą sięgać do 20 mln euro lub 4% globalnego obrotu firmy. Ale konsekwencje to nie tylko finanse – to także utrata reputacji i zaufania kandydatów.

Jak możemy pomóc?

WestKadra nie tylko rekrutuje, ale również dba o pełną zgodność procesów HR z RODO:
 ✔ przygotowujemy bezpieczne procedury,
 ✔ zapewniamy odpowiednie klauzule i polityki,
 ✔ wspieramy pracodawców w audytach i dokumentacji.

📩 Skontaktuj się z nami – z nami Twoja rekrutacja jest legalna i bezpieczna.